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Termine vereinbaren / Schedule Meeting

Wie kann ich einen Termin vereinbaren?

Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für einen Videochat mit bis zu 14 anderen Teilnehmern fest. Dies macht die Funktion zu einem praktischen Kommunikationswerkzeug, mit dem sowohl Sie als auch die anderen Teilnehmer die beste Zeit für einen Videochat finden können.

Die Planung einer Besprechung ist jederzeit über den Abschnitt "Meetings" des Kommunikationszentrums möglich.

Es stehen Ihnen auch verschiedene andere Möglichkeiten zur Verfügung, eine Besprechung zu planen: über die persönliche Profilseite des Teilnehmers.

Sobald Sie auf die Schaltfläche "Meeting" klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie alle erforderlichen Informationen eingeben können: Name des Meetings, Datum, Start- und Endzeit, Ort (falls zutreffend) und Zeitzone.

Die Meetings können in Form von Einzel- oder Gruppengesprächen mit bis zu 15 Teilnehmern erfolgen. Screensharing ist bei Audio/Video-Calls inklusive. Die gesamte Kommunikation kann spontan oder nach Terminvereinbarung (Kalenderfunktion) durchgeführt werden.

Der Kalender kann exportiert werden (z. B. in Outlook). Ein Ampelsystem (rot, gelb, grün, grau) visualisiert, ob Ihr Gegenüber erreichbar ist.

Es sind zwei Veranstaltungsorte möglich:

Stand - Sie können nach einem Standort über ein Unternehmen oder einen Standnamen suchen und den entsprechenden Stand und das Unternehmen auswählen, um den genauen Standort für die Veranstaltung in den Hallenplänen zu bestimmen.

Benutzerdefiniert - Sie können die Beschreibung des Veranstaltungsortes im Freitextformat eingeben, wenn es sich nicht um einen Stand handelt, der in den Hallenplänen zu finden ist.

Darunter befindet sich der Bereich eingeladene Personen, der die Teilnehmer anzeigt, die Sie bereits in die Besprechungsanfrage aufgenommen haben. Die Teilnehmer werden mit ihrem Profilbild und Namen angezeigt; Sie können sie aus der Anfrage entfernen oder weitere Teilnehmer hinzufügen.

Sobald Sie das Datum festgelegt und einen oder mehrere Teilnehmer zu der Besprechung hinzugefügt haben, wird eine Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen angezeigt. Mit dieser Schaltfläche können Sie die Verfügbarkeit aller Teilnehmer anzeigen, die Sie der Besprechung hinzugefügt haben, einschließlich Ihrer eigenen.

Die Zeitfenster, in denen ein Teilnehmer nicht verfügbar ist, werden grau markiert.

Zusätzlich können Sie eine Notiz an die Teilnehmer schreiben, die zusammen mit der Anfrage angezeigt wird. Klicken Sie dann einfach auf die Schaltfläche Einladung senden.

Alternativ können Sie die Anfrage auch absagen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken. Schließlich können Sie die Besprechung im ICS-Format exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Besprechung exportieren klicken.

Eine Besprechung bearbeiten und beitreten

Bitte beachten Sie, dass nur der Organisator der Besprechung, also der Teilnehmer, der die Besprechungsanfrage gesendet hat, die einzige Person ist, die die Besprechung bearbeiten kann.

Sobald Sie eine Besprechungsanfrage gesendet haben, wird diese im Kommunikationszentrum auf der Registerkarte "Bestätigt" im Abschnitt "Zeitplan" angezeigt.

Der Kalender kann exportiert werden (z. B. in Outlook). Ein Ampelsystem (rot, gelb, grün, grau) visualisiert, ob Ihr Gegenüber erreichbar ist.

Bitte beachten Sie:

Wenn keine Termine vereinbart werden können, kann es am Networkingliegen. Das muss eingeschaltet sein und um auch selbst einen Termin zu erstellen. Nicht nur um Termine zu erhalten

Wenn man nach dem Ticketkauf direkt über die Ticket-Shop-Weiterleitung auf die Plattform kommt, ist Networking automatisch deaktiviert.

How can I schedule a meeting?

Set a date and time for a video chat with up to 14 other event participants. This makes it a convenient communication tool, allowing both you and other participants to find the best time for a video chat.

Scheduling a meeting is always possible through the Schedule section of the Communication center.

Various other ways to schedule a meeting are at your disposal as well: via the participant’s personal profile page, by clicking on their profile. You can even request a meeting with a staff member of an exhibitor via their profile.

Once you click on the meeting button, you will have a pop-up window to enter all the necessary info: meeting name, date, start and end time, location (if applicable), and timezone.

Meetings can take the form of individual or group calls with up to 15 participants. Screen sharing is included with audio/video calls. All communication can be done spontaneously or by appointment (calendar function).

The calendar can be exported (e.g. to Outlook).

A traffic light system (red, yellow, green, gray) visualizes whether your counterpart can be reached.

There are two types of meeting locations:

Stand - you can search for a location by a company or stand name and select the appropriate stand and company to determine the exact location for the meeting in the hall plans.

Custom - you can enter the location description in free text format if the location isn’t a stand that can be found in the hall plans.

Below that, you have the People invited section that shows participants you’ve already included in the meeting request. The participants are displayed with their profile image and name; you can remove them from the request, or add other participants.

Once you’ve set the date and added one or more participants to the meeting, you will see a Show availability button. The Show availability button lets you see the availability of all participants you’ve added to the meeting, including yourself.

The timeslots where a participant is unavailable will be marked in grey.

Additionally, you can write a note to the participants that will be shown with the request. Then just click on the Send invite button.

Alternatively, you can cancel the request by clicking on the appropriate buttons. Finally, you can export the meeting in ICS format using the Export meeting button.

Editing and joining a meeting

It’s important to note that only the meeting organizer, the participant who sent the meeting request, is the only person who can edit the meeting.

Once you’ve sent a meeting request, it will show up in the Confirmed tab of the Schedule section in the Communication center.

Please keep in mind:

If no appointments can be made, it may be due to networking. This must be switched on and also to create an appointment yourself. Not only to get appointments

If you come directly to the platform via the ticket shop redirection after purchasing a ticket, networking is automatically deactivated.

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